仕事がキャパオーバーになる前兆＆原因とは｜未然に防ぐ効果的な方法を解説
仕事がキャパオーバーな時の6つの解決方法
仕事量が増え過ぎてキャパオーバーなると、いつも通りの処理の仕方では追いつきません。周囲に助けてもらったり、優先順位をつけたりすることで、キャパオーバー状態をどうにか解消しましょう。
次に、キャパオーバーになってしまった時に実践したい、6つの解決方法をご紹介します。
解決方法1. 取り組むべきことを整理する
まず、大切なのは仕事に優先順位をつけること。今日中にやるべきこと、明日までにやるべきこと、今週やるべきこと、月末までにやるべきことなど、取り組むべきことを整理していきましょう。
あれもこれもといろいろ手を付けていくよりは、一つずつ片っ端からこなしていく方が達成感も得られます。
また、優先順位を付けることで、先送りにできる仕事や省ける仕事も見えてくるのです。
解決方法2. 素直に助けを求める
全部一人で仕事を抱え込んでしまって、キャパシティオーバーになっていませんか。どうにもこうにも仕事が回らなくなって困ってしまうよりも、最初から周囲に助けを求めましょう。同僚に直接ヘルプを頼みにくい場合は、上司に相談しヘルプしてもらえるよう頼んでみてください。
周囲に少しでも手伝ってもらうことで、精神的にも肩の荷が下りるはず。また、他の人の目でチェックできたり、仕事に対する丁寧さを取り戻せたりできるため、つまらないミスも避けられるようになります。
解決方法3. 一時的にキャパオーバーな出来事から離れる
キャパオーバーになってしまう時は、冷静さを失ってしまうこともあります。ほんの5分でも10分でも休憩して、頭をリラックスさせましょう。可能なら短時間でも社外に出て、外の空気を吸ってみたり、少し散歩して体を動かしたりするのがおすすめです。
外に出られない場合でも、違うフロアへの用事に出たり、トイレ休憩を少し長めに取ったりと、一度席を外しましょう。
一次的にキャパオーバーの原因から離れることで、冷静さを取り戻し気持ちもリフレッシュできるはずですよ。
解決方法4. 休日や仕事終わりにストレス解消をする
忙しい日が続くと、仕事帰りや休日はとにかく家で休みたいと感じてしまうもの。しかし、いくら忙しいからといって仕事と家との往復ばかりでは、ストレスが溜まってしまいます。
なので、好きな習い事やスポーツをするなど、忙しい中でも自分のための時間を作る努力をしてみてください。
例えば、火曜日は残業はせずにヨガに行く、休日の日の朝はジョギングをするなど、忙しくても忙しくなくても日々のルティーンに自分の時間を組み込みましょう。日頃からストレス解消しておくことで、心に余裕を持って仕事に取り組めるのです。
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解決方法5. 自分がこなせる仕事の量を周りに伝える
こなせる仕事の量は人それぞれ。素早く作業ができる人もいれば、丁寧に仕事をするけれど多くの量はこなせない人もいます。与えられる仕事量が明らかに自分の処理能力以上のものであれば、上司や同僚に素直にそう伝えましょう。
また、急な仕事のお願いも「午前中までに言ってくれれば可能です」など、対処できる条件を伝えるようにしてください。自分がこなせる仕事量や対処不可能な仕事などを事前に知らせておくことで、無茶な仕事依頼は減るはずですよ。
解決方法6. 疲れが溜まっている時は、休暇を取ってしっかり休む
いくら仕事が溜まっていても、土日を返上したり、毎晩のように残業していたりすると、精神的にも肉体的にも辛い思いをしてしまいます。
睡眠不足が続いていると頭がぼんやりしてしまうのと同じように、多忙な状態が長く続くと仕事の効率も下がってしまいます。仕事をしている時間だけ長くても、あまり捗らなかったりミスが多かったりと、仕事のクオリティが下がってしまうことはよくあること。
疲れがた溜まっている時こそしっかり休んで、リフレッシュしてください。休んだ後は心身ともにすっきりとして、新鮮な気持ちで仕事に取り組むことができるはずです。
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