仕事の進め方の基本とは？仕事の手順＆効率よく進められる秘訣を解説
効率アップ！仕事の進め方を解説します
「仕事が遅いと言われる」「仕事の段取りがよくわからない」、そんな悩みを抱える方は少なくないのではないでしょうか。
特に、新入社員の初仕事では、仕事の進め方に戸惑ってしまいますよね。
そこで今回は、仕事の進め方の基本から仕事の主な手順、効率が良い人の特徴、効率よく進める方法、新入社員が心掛けておきたいポイントを徹底解説。
さらに、仕事の進め方が分かるおすすめの本もご紹介します。基本的な仕事の進め方や手順を知って、日々の仕事の効率化を目指しましょう。
仕事の進め方の「基本」とは？
仕事の進め方の基本として、まず大切なことは、自分が抱えている仕事の全体像を把握することです。
やるべき仕事を全てリストアップし、それぞれの納期や期限を付け加えていくと、優先順位がわかりやすくなります。
次に必要なのが、仕事の段取りを考えること。
仕事や目標を達成するために、何が必要か、何をすれば良いか、というような手順を具体的に想定していきます。
仕事の全体像を把握して計画や段取りを頭に入れて臨むことが、仕事の進め方の基本です。
仕事の主な流れとは？手順ごとに解説！
自分が抱えている仕事の手順や優先順位をきちんと把握しておくことが、仕事の進め方の基本です。
ここでは、仕事の主な流れについて手順ごとに解説していきます。これから解説する一連の流れは、どんな内容の仕事においても同様ですよ。
手順① 仕事の目標を立てる
まずは、仕事の目標や目的を明確にしましょう。仕事を終わらせること、つまり、達成するべきゴール地点をハッキリさせることが大切です。
例を挙げるなら、「今月の営業目標を達成する」「プレゼンを成功させ受注契約を結んでもらう」など。
仕事の目標や目的を具体的にイメージできると、計画や準備すべき内容が見えやすくなります。
手順② 仕事の計画を立てる
仕事の達成するべきゴール地点を明確にしたら、次は完了させるための詳細な計画を立てましょう。
急なトラブルや不測の事態が起こっても対応ができるように、仕事の期限や納期から逆算して余裕のある計画を立てるのがコツです。
もし、期限や納期が曖昧な仕事の場合でも、完了する日にちをひとまず自分の中で決めておくことが重要。
ゴール地点を決めておかないでいると、「いつまでも時間がある」と慢心が生まれ、成果が出にくい傾向があります。
手順③ 目標達成のために大切な仕事の準備を行う
期限や納期までに仕事をきちんと完了させるためには、行う必要がある作業をリストアップし、整理することが大切です。紙に書き出したり、パソコンのメモ帳に入力したりするなど、必ず可視化しておきましょう。
例えば、「プレゼンを成功させる」という目標を達成するためには、他者との競合に勝つための下調べ、資料作り、上司への資料確認、取引先とのスケジュール調整など、色々な作業が必要になります。
必要な作業を可視化して分類していくと、それぞれの作業に費やす時間配分がより明確になり、精度の高い計画を立てることが可能です。
手順④ 仕事を実行する
念入りに立てた計画通りに仕事を実行していけば、スムーズに目標や目的を達成することができるでしょう。
しかし、不測のトラブルや急な変更によって、仕事の計画に遅れが生じたり、作業が滞ったりすることも起こり得ます。
「このままでは期限や納期に間に合わないかもしれない」と思ったら、自分一人で判断してはいけません。必ず上司に相談して、進行や対応策についての判断を仰ぎましょう。
特に、新入社員が初仕事を実行する際は、上司へ丁寧に確認を取ることが大切です。
手順⑤ 問題点を見つけて改善する
仕事が一通り完了したら、良かった点、悪かった点を振り返り、メモにまとめておきましょう。悪かった点の問題点を確認することで、次の仕事に活かすことが可能です。
例えば、「プレゼンでの質問にうまく答えられなかった」という悪い点があったなら、「下調べが不十分」「資料内容の理解不足」などの問題点が挙げられます。
次回、同じような仕事をする際に改善していけば、同じ失敗をすることはないはずです。
仕事がデキる人ってどんな人？効率よく仕事を進める男女の特徴
同じ内容の仕事を与えられたとしても、終わらせるのが早い人と遅い人がいるものです。仕事が早い人と遅い人の違いには、一体どのようなものがあるのでしょうか。
ここでは、効率よく仕事を進める人の特徴について解説していきます。
特徴① 作業の目的を把握している
作業の目的や目標を具体的に把握できると、計画や準備するべき内容が見えやすくなります。
効率の良い仕事の進め方ができる人は、「仕事を達成するためにどんな作業が必要か」「この作業を行うことでどうなるのか」というような部分をしっかりと考え、理解しているのが特徴です。
必要な作業と優先順位の低い作業を把握できているので、必要な作業に対して集中的に取り組めます。
特徴② 一日単位で計画を立てている
今日やるべきことを全てピックアップしておくと、必ずやるべきことが明確化されます。
例えば、「今週中に資料を作る」という週間計画では、今日やるべきことの内容が曖昧ですが、「下調べを終わらせる」「資料の骨組みまで完成させる」など一日単位で計画を立てていると、その日のゴールが非常に分かりやすくなります。
効率よく仕事を進める人は、仕事を完了させるためにリストアップした作業を一日単位で振り分け、毎日達成していくことで、計画を確実に遂行しているのです。
特徴③ 時間管理を徹底している
「〇時までにここまで終わらせる」「休憩時間は必ず休む」というように時間管理を意識すると、仕事にメリハリが生まれます。
効率の良い仕事の進め方ができる人は、自分の中で時間の期限を決めて作業を行うため、目の前のやるべきことに集中しやすく、ダラダラするようなことがありません。
予定より仕事の進みが悪ければペースアップを心がけるので、仕事の計画が遅れにくい特徴があります。
特徴④ 単純作業を自動化している
単純作業を自動化すると、その分の時間を他の作業に費やせるようになるため、大幅な効率アップに繋がります。
効率の良い仕事の進め方ができる人は、統計や分析を行う際の単純作業を、エクセルなどの関数を使って自動化しているものです。
手作業なら時間がかかるだけでなくミスも起こりがちですが、エクセルなどの関数を使えばあっという間に正確な数値が出ます。
便利なツールや機能を使いこなせるのも、効率よく仕事ができる人の特徴です。
特徴⑤ 優先順位を決めている
優先順位を決めて重要度の高い仕事から行うことで、効率的に仕事を進めることができます。特に、複数の仕事を抱えている場合、それぞれの期限や納期を考慮することは重要です。
効率よく仕事を進められる人は、まず、期日が迫っているなど重要度の高い仕事から行い、残りの時間でその他の仕事に取り掛かります。
仕事の数が多くても優先順位に沿って仕事を進められるので、期日や納期をきっちり守ることが可能なのです。
仕事が早い人になりたい！効率よく進められる仕事の進め方の秘訣
「仕事が早い」と言われる人には、共通するいくつかのポイントがあります。仕事の効率化を図るためには、一体どのようなポイントに気を配ればいいのでしょうか。
ここでは、効率のいい仕事の進め方の秘訣をレクチャーしていきます。
秘訣① 前提として余裕を持ったスケジューリングをする
スケジュールを過密に詰め込みすぎると、予定通りに終わらない作業が増えていき、その結果、計画倒れになってしまうことがあります。
また、急に他の仕事が入ってきたり、不測のトラブルに見舞われたりするのは珍しくないことです。
スケジュールを組む時は、ある程度ゆとりを持たせておくのがコツ。仕事の遅れや変更に対応できるように、あらかじめ予備日を設けておくのもおすすめです。
秘訣② 周囲のメンバーと密に会話をする
周囲のメンバーと密にコミュニケーションを取っていると、仕事に必要な情報やノウハウが共有できます。
また、会話をすることで自然に信頼関係が構築され、同じ仕事に取り組む仲間として一体感も生まれるでしょう。
もし、仕事に行き詰まったとしても、周囲のメンバーに助けを求められるので、仕事の効率化に繋がります。
秘訣③ 100%を求めすぎず、80%で完成とする
100%完璧な仕事をやり遂げるのは、かなり難しいものです。
自分の中では100％と思っても、他の人からすれば80%、または120%なんていうこともあるかもしれません。
効率よく仕事ができる人の中には、100％完璧な仕事を目指すために長い時間を費やすのではなく、ある程度完成された80%の仕事をいくつもこなすスタンスの人もいます。
仕事に対しての判断基準は人それぞれ違うため、80%を合格点として多くの仕事に取り組むのが効率化の秘訣と考えているのです。
秘訣④ できないことは、他の人に頼る
仕事が期日までに終わりそうにない場合や、問題が生じて行き詰まった場合は、周囲の人に頼ることも大切です。
一人で何とかしようと頑張ってみても、もし期日に間に合わなければ、結局他の人に迷惑をかけてしまいます。
「できない」と感じたら、問題解決のための打開策を上司に相談したり、同僚や部下に仕事を手伝ってもらったりしましょう。
自分一人で抱え込むのではなく、周囲の人の手を借りるのも、仕事の効率化の秘訣です。
新入社員で仕事の進め方がピンと来ない人が心掛けておきたい4つのポイント
新入社員の初仕事では、進め方の基本や優先順位がわからずに戸惑ってしまうこともあるでしょう。全く知識や経験のない初仕事になると、何から手をつけていいのか分かりませんよね。
ここでは、新入社員が仕事で心掛けておきたい4つのポイントをレクチャーします。
ポイント① わからないことは、聞く前に自分で調べる
知識や経験のない初仕事では、多くの疑問点が出てきます。そんな時は周囲の人に聞く前に、まずは自分で調べる癖をつけましょう。
業務マニュアルや過去の資料の中に、疑問を解決するためのヒントが見つかるかもしれません。
疑問点を解決するために頭を使って考えると、仕事に対しての理解が深まり、スキルアップに繋がります。
調べる時間を決めること
わからないことを自分で解決しようとして、マニュアルや過去の資料を読んでいると、あっという間に時間が過ぎてしまうことも。
疑問点を調べる時は、その時の仕事の進捗状況を考慮して、10分、15分など、あらかじめ調べる時間を決めておくことが大切です。
ポイント② 調べてわからない時に先輩上司に積極的に質問する
業務マニュアルや過去の資料を調べても疑問点が解決しなければ、ある程度自分なりの仮説を立てた上で、周囲の人や上司に質問しましょう。
自分なりに調べて考えたことが相手に伝わると、仕事に対する真摯な姿勢が評価され、好印象を持ってもらえます。
「調べてわからないことは必ず質問してきちんと理解する」というのは、新社会人が初仕事を行う上で重要なポイントです。
ポイント③ 報連相を意識する
「報連相」というのは、「報告・連絡・相談」を意味します。仕事の進め方の基本となる大切なコミュニケーションです。
「報告」とは、上司から与えられた指示に対して経過や進捗状況を知らせること。
「連絡」とは、情報や状況を関係者に周知すること。
そして、「相談」とは、判断に迷う時に意見を求めたり、話し合いをしたりすることです。
報連相をしっかり行うことで、仕事のトラブルやミスを防ぎ、仕事の効率化に繋がります。
ポイント④ PDCAサイクルを回すこと
「PDCAサイクル」の「PDCA」は、Plan(計画)、Do(実行)、Check(確認)、Act(再試行)の頭文字をとったもの。
「PDCAサイクル」とは、この4つの流れに沿って仕事を行い、実践することを意味します。きちんと計画を立てて仕事を実行し、実行後に自分の仕事を確認、改善策を探すのが一連の流れです。
改善策を活かして次の仕事に取り掛かるので、PDCAサイクルを繰り返すことで、仕事に対するスキルを継続的に高めていけます。
仕事を効率よく進めたい時に読んでおきたいおすすめの本
仕事の基本的な進め方や優先順位を身につけたい時は、本を読むのも一つの方法です。ここでは、仕事を効率よく進めたい人におすすめの本を、厳選して3冊紹介していきます。
初仕事に臨む新入社員や、日々の仕事の効率化を図りたい人は、本から学びを得てはいかがでしょうか。
おすすめの本① 『〝できる人〟がやっている 〝質の高い〟仕事の進め方 秘訣はトリプルスリー』糸藤 正士（著）
「できる人」が共通して行っている仕事の秘訣を、「3つの視点」「3つの深度」「3つの方向」のテーマで分類し、わかりやすく解説した本です。
仕事の手順やノウハウだけでなく、仕事に対する目的意識や向き合う姿勢についても、実例を交えながら優しく書かれています。
仕事へのモチベーションを高めたい人や、本当にいい仕事がしたい人におすすめです。
Amazonで詳細を見るおすすめの本② 『ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング』赤羽 雄二（著）
思考や感情をメモに書き出すトレーニングによって、思考の質が高まり心が鍛えられる内容が説かれている本。基本的な「考える力」が身につき、仕事での的確な判断力やスピード感が養われます。
また、書き出すトレーニングを行うことは、自分の気持ちを整理することにも繋がるのでおすすめ。
仕事のスピードや問題解決能力、企画力をアップさせたい人は、ぜひ手に取ってみてはいかがでしょうか。
Amazonで詳細を見るおすすめの本③ 『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』中島聡（著）
「一度も納期に遅れたことがない男」と称される伝説のプログラマーが、「人生を制するスピード仕事術」を説いた本です。
仕事をスピードアップさせる具体的な秘訣だけでなく、「人生の限りある時間をどう使いたいか」ということにも触れられています。
「残業せずに仕事を終わらせたい」「気持ちに余裕をもって仕事を進めたい」など、効率よく仕事を進める方法が知りたい人におすすめです。
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効率よく仕事が進められるようになると、気持ちや時間に余裕が生まれ、仕事の質も高まるもの。
また、残業や休日出勤をなくすことで、プライベートな時間を自由に使えるようになるため、人生に充実感や豊かさが感じられるようになります。
今回お伝えした効率の良い仕事の進め方や本を参考に、仕事の改善点を見つけ、取り入れてみてはいかがでしょうか。
きっと、仕事や日々の生活に良い変化をもたらしてくれるはずですよ。
【参考記事】はこちら▽
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