仕事の進め方の基本とは?仕事の手順&効率よく進められる秘訣を解説

HaRuKa 2021.03.24
効率のよい仕事の進め方ってどうすれば良いか気になりますよね。そこで今回は、仕事の進め方の基本から仕事の主な手順、効率がよい人の特徴、効率よく進める方法、新入社員で進め方がわからない時に心掛けておきたいポイントをレクチャー!さらに、進め方がわかるおすすめの本も紹介していきます。

効率アップ!仕事の進め方を解説します

仕事の進め方の基本

「仕事が遅いと言われる」「仕事の段取りがよくわからない」、そんな悩みを抱える方は少なくないのではないでしょうか。

特に、新入社員の初仕事では、仕事の進め方に戸惑ってしまいますよね。

そこで今回は、仕事の進め方の基本から仕事の主な手順、効率が良い人の特徴、効率よく進める方法、新入社員が心掛けておきたいポイントを徹底解説。

さらに、仕事の進め方が分かるおすすめの本もご紹介します。基本的な仕事の進め方や手順を知って、日々の仕事の効率化を目指しましょう。


仕事の進め方の「基本」とは?

仕事の進め方の基本として、まず大切なことは、自分が抱えている仕事の全体像を把握することです。

やるべき仕事を全てリストアップし、それぞれの納期や期限を付け加えていくと、優先順位がわかりやすくなります。

次に必要なのが、仕事の段取りを考えること。

仕事や目標を達成するために、何が必要か、何をすれば良いか、というような手順を具体的に想定していきます。

仕事の全体像を把握して計画や段取りを頭に入れて臨むことが、仕事の進め方の基本です。


仕事の主な流れとは?手順ごとに解説!

自分が抱えている仕事の手順や優先順位をきちんと把握しておくことが、仕事の進め方の基本です。

ここでは、仕事の主な流れについて手順ごとに解説していきます。これから解説する一連の流れは、どんな内容の仕事においても同様ですよ。


手順① 仕事の目標を立てる

まずは、仕事の目標や目的を明確にしましょう。仕事を終わらせること、つまり、達成するべきゴール地点をハッキリさせることが大切です。

例を挙げるなら、「今月の営業目標を達成する」「プレゼンを成功させ受注契約を結んでもらう」など。

仕事の目標や目的を具体的にイメージできると、計画や準備すべき内容が見えやすくなります。


手順② 仕事の計画を立てる

仕事の達成するべきゴール地点を明確にしたら、次は完了させるための詳細な計画を立てましょう。

急なトラブルや不測の事態が起こっても対応ができるように、仕事の期限や納期から逆算して余裕のある計画を立てるのがコツです。

もし、期限や納期が曖昧な仕事の場合でも、完了する日にちをひとまず自分の中で決めておくことが重要。

ゴール地点を決めておかないでいると、「いつまでも時間がある」と慢心が生まれ、成果が出にくい傾向があります。


手順③ 目標達成のために大切な仕事の準備を行う

期限や納期までに仕事をきちんと完了させるためには、行う必要がある作業をリストアップし、整理することが大切です。紙に書き出したり、パソコンのメモ帳に入力したりするなど、必ず可視化しておきましょう。

例えば、「プレゼンを成功させる」という目標を達成するためには、他者との競合に勝つための下調べ、資料作り、上司への資料確認、取引先とのスケジュール調整など、色々な作業が必要になります。

必要な作業を可視化して分類していくと、それぞれの作業に費やす時間配分がより明確になり、精度の高い計画を立てることが可能です。


手順④ 仕事を実行する

念入りに立てた計画通りに仕事を実行していけば、スムーズに目標や目的を達成することができるでしょう。

しかし、不測のトラブルや急な変更によって、仕事の計画に遅れが生じたり、作業が滞ったりすることも起こり得ます。

「このままでは期限や納期に間に合わないかもしれない」と思ったら、自分一人で判断してはいけません。必ず上司に相談して、進行や対応策についての判断を仰ぎましょう。

特に、新入社員が初仕事を実行する際は、上司へ丁寧に確認を取ることが大切です。


手順⑤ 問題点を見つけて改善する

仕事が一通り完了したら、良かった点、悪かった点を振り返り、メモにまとめておきましょう。悪かった点の問題点を確認することで、次の仕事に活かすことが可能です。

例えば、「プレゼンでの質問にうまく答えられなかった」という悪い点があったなら、「下調べが不十分」「資料内容の理解不足」などの問題点が挙げられます。

次回、同じような仕事をする際に改善していけば、同じ失敗をすることはないはずです。


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