メリハリをつける8つの方法。仕事や勉強の切り替えを上手くするコツとは？
そもそも『メリハリをつける』とは、どういう意味？
「メリハリをつける」とは、集中しなくてはならない状況の時には一生懸命頑張り、手を抜いても良いところでは手を抜く事を意味しています。
例えば、スマホをいじったり、他事を考えたりしながら時間をかけて仕事をするのではなく、一気に集中して仕事を片付けから、のんびりとスマホチェックをするのが「メリハリをつける」ということ。
これは、社会人の仕事でも学生さんの勉強でも普段の生活の中でも使える言葉なので、ぜひ、覚えておきましょう。
メリハリをつける7つのメリット｜仕事・勉強・普段の生活にはどんな効果がある？
「『メリハリつけた仕事の仕方をしろ！』って、上司に言われたんだけど、メリハリつける理由って何？」
「学生のうちに勉強とかでメリハリの付け方を身につけた方がいいって、ホントかな？」
メリハリをつけられるようになると、一体どんな効果があるのでしょうか？
ここからは、メリハリをつけるメリットやメリハリをつける理由、メリハリをつけることで期待できる効果について、一つずつチェックしていきましょう。
メリット1. 時間を有意義に使えるようになる
毎日の生活でメリハリをつけることができるようになると、ダラダラと時間ばかりがあっという間に過ぎることがなくなります。
上手にメリハリがつけられるようになれば、集中しやすい午前中にスキルアップのための勉強ができたり、仕事をサクッと終わらせたりできるようになり、空いた時間を趣味や友達との楽しい時間など有意義に使えるようになりますよ。
メリット2. 生産性や効率がよくなる
仕事でもプラベートでもメリハリをつけるようになると、「自分がやるべきこと」と「他人に任せられること」を明確にできるため、無駄な作業を全体的に減らすことができるようになります。
その結果、メリハリをつける前と同じ時間で、より多くのことをこなせるようになるため、キャパオーバーになりにくくなるのです。
また、30分や1時間ごとなど、時間で区切って作業を行うため、高い集中力を上手にキープしつつ作業スピードをアップできる効果も期待できますよ。
メリット3. ストレスが溜まりにくい
集中モードとプライベートモードの上手な切り替えもメリハリを付けることでスムーズにできるようになるのも、おすすめ理由の一つ。
例えば、一気に集中して目の前の仕事や勉強を片付けたら、仕事モードや勉強モードをオフにして、思いっきり遊ぶのも、メリハリをつけることになります。
この切り替え方法がサクサクとできるようになると、社会人でも学生さんでも遊ぶ時には仕事や勉強のことを考えなくても済むようになるので、ストレスも溜まりにくくなっていきますよ。
メリット4. 飽きることがない
30分だけ、45分だけ、など、自分が集中しやすい時間に区切ったりすることで、目の前の作業に飽きてしまうことがなくなるのも、メリハリをつけた時の魅力的な理由の一つ。
また、集中しやすい時間が過ぎたら、ちょっと休憩を入れてみたり、他の作業をしてみたりと、メリハリを付けるだけで、毎回新鮮な気持ちで目の前のことに取り組むことができるのです。
メリット5. 周りの目が変わる
同じ業務であっても、パパっと片付けられる働き方ができる人と、ダラダラといつまでも時間をかけてなかなか終わらない働き方をしている人とでは、周りからの評価も大きく変わってきます。
特に、決められた時間内でいつも仕事を終わらせられる人は、「この人は効率的に作業してくれるから、安心してお願いできる。」と、自然と周囲の人からの信頼が集まるように。
自然と評価も高くなり、社会人に欠かせないスキルアップもスムーズにできるようになりますよ。
メリット6. 集中力が続きやすい
メリハリをつけるようになると、今取り掛かっている作業にも時間を区切るようになり、スムーズに集中力が続きやすくなるというメリットが生まれます。
「メールチェックと返信は、1時間だけにする。」
「企画書のダブルチェックは30分で終わらせる。」
などと、時間を区切る働き方をすることで、「あと10分だから、頑張ろう！」と、集中しやすくなるのです。
メリット7. 結果が出やすい
メリハリをつけると、集中するべき部分と手を抜ける部分がはっきり分けられるようになります。
そのため、社会人でも学生さんでも、時間の使い方が上手になり、全体的に要領も良くなるのです。
結果として、目の前の作業をよりスムーズに続けられるため、生産性も自然とアップ。
メリハリをつける前と比べても、より効率よく結果を出しやすくなるというのも、大きな理由の一つです。
メリハリがある人の5つの特徴｜切り替え上手な人の共通点とは？
「メリハリをつける働き方ができる人は、仕事が早いって言われたんだけど、メリハリをつける働き方って、どんな働き方をする人のことなの？」
「『〇〇さんは、メリハリつけるのが上手いよね。』って、上司が言ってたんだけど、どんなとこを見て、そんな風に言ってたんだろう？」
メリハリをつけた方が良い理由は分かったものの、メリハリをつけるのが上手い人って、どんな人なのか気になりますよね。
ここからは、メリハリがある人の特徴や、切り替え上手な人に共通するポイントについて、一つずつチェックしていきましょう。
特徴1. 物事を計画的に進められる
メリハリをつけるのが上手い人は、今日や明日といった近い将来から、2年先、5年先といった遠い将来まで、目的を常に決めることができるため、その目的に向かってしっかりと頑張ることができます。
「まずは、上半期の営業成績は今年も俺がトップでいられるように、新規開拓の戦略、今週中にしっかりまとめておこう。」
などと、仕事でもプライベートでも計画をしっかり立てるため、自然と効率よく進めるためにメリハリをつけていくのです。
特徴2. 集中力がある
20分、30分などと、自分が目の前の作業にしっかり集中できそうな時間を区切って取り組むので、ついダラダラと作業中によそ見しないのも、メリハリをつけるのが上手い人の特徴。
「この企画書は、時間がかかりそうだな〜。とりあえず、グラフが必要な部分は後で時間分けるとして、まずは30分、ペルソナの絞り込みだけしていこう。そしたら、コーヒーで一息入れてから、グラフ作成に取り掛かるか。」
などと、長時間に及びそうな作業でも、細かく分けて取り掛かるので、集中力が途切れてしまうこともありません。
特徴3. 気持ちの切り替えができる
メリハリをつけるのが上手い人は、社会人であれ、学生さんであれ、今取り組まなくてはならない事に集中するのがとっても上手。
「今日は、やること多いから午前中に一気にプレゼン資料まとめよう。お昼はデザートもつけて頑張る自分にご褒美あげちゃお。」
数時間単位や1日単位などで、自分が上手に集中しやすいように気持ちを切り替えつつ予定を組めるのでプライベートの時間を削ってまで仕事に追われることがないのです。
特徴4. はっきりと断れる
頼まれたからとなんでもかんでも引き受けてしまうと、時間に追われてメリハリどころではなくなってしまうことを、切り替え上手な人は、よく知っています。
自分自身の生産性を落とさないためにも、キャパオーバーになりそうな仕事などは、はっきりと断れるのです。
「先輩すみません。今日は先輩の仕事お手伝いできなさそうです。この発注書、16時までに仕上げて、18時までに返信したいメールが溜まってまして…。」
など。
今自分自身がやらなくてはならないことが明確に分かっているので、そのタスクに支障が出そうな時間の過ごし方をするため、メリハリをつけているのでしょう。
特徴5. 物事を簡単に捉えられる
メリハリをつけるのが上手な人は、自分自身が最短で目標を達成するために、必要な事をしっかりと考えられる傾向に。
そのため、仕事でも勉強でも「何が本当に必要なのか？」というポイントに絞ることができるため、できるだけシンプルに進められる方法を選ぶのです。
「こっちの資料は、前年度の資料を参考にすれば、30分ぐらいで出来るから、ぱぱっと作ってダブルチェックだけきっちりすればオッケーか。」
などと、自分に必要なプロセスが分かっているからこそ、手を抜いても大丈夫な部分と、きっちり取り組む部分を分けてメリハリをつけられるのです。
メリハリをつける8つの方法｜効率良く時間を使うコツとは？
「もっとメリハリのある生活をして、仕事も趣味も充実させたいけど、どうすればいいの？」
「資格取得のための勉強をもっと効率良くして、今より待遇の良い会社に転職したい！メリハリつけるコツって何？」
「メリハリをつけよう！」なんて言われても、その方法やコツが分からないと、一向に効率は良くなりません。
では、一体どうしたら、もっと効率の良い時間の使い方ができるようになるのでしょうか？
ここからは、メリハリをつける方法や、効率よく時間を使うコツについて、一つずつチェックしていきましょう。
方法1. やるべきことを書き出し、優先順位をつける
今、自分が何をすべきなのかが分かっていないと、時間をかけなくても良いところで時間を使ってしまう事も。
まずは、やるべき事を整理しましょう。
やるべき事を分ける時は、
- 〆切が近くて緊急性が高いもの
- 集中しなくてはならないほど重要性が高いもの
- 隙間時間でこなせるもの
などに分けるのがコツ。
タスク管理アプリを使うも良し、スマホのメモ帳機能を使うも良し、手書きで付箋紙に書いて目につくところに貼り付けておくのも良し、自分がすぐにチェックできる方法を選ぶと、サボりにくくなりますよ。
方法2. メールやLINEは見る時間を決める
24時間ひっきりなしに届くメールやLINEに、都度都度対応していると、その度に目の前の作業への集中力が途切れてしまいます。
仕事に関するメールやLINEのチェックと返信は、朝と夕方、それぞれ1時間ずつ、プライベートの連絡は、終業後の夜のみなど、あらかじめ時間帯を決めてしまうのがコツ。
メールやLINEの通知音が鳴るたびにどうしても気になってしまうのであれば、作業中は通知音自体を切ってしまいましょう。
方法3. 自分が集中できる時間を知る
人によって集中力が持続する時間はそれぞれ。
1時間ぐらい平気で集中できる人もいれば、15分ぐらいするとどうしても他の事を考えてしまう人もいます。
まずは、自分が無理なく集中できる時間を知ることが大切です。
おすすめは、いくつかの作業をどれぐらいの時間集中できるのか、自分で時間を測ってみること。
自分自身が集中できる時間と作業内容に合わせて、その日のスケジュールを決めてみましょう。
方法4. 最低6時間は睡眠を取る
目の前の作業に集中できずダラダラしてしまうのは、睡眠不足が原因になっている可能性も考えられます。
睡眠は起きている時間の疲れをしっかりととるために欠かせません。
しかし、仕事や勉強を理由に十分な睡眠が取れていないと、その日の疲れを翌日以降に持ち越してしまい集中力も低下してしまいます。
一見関係ないように見える、睡眠時間とメリハリをつけるコツですが、実は重要な繋がりがあるのです。
学生でも社会人でも、毎日の睡眠は最低でも6時間、できれば7〜8時間はとり、しっかりと集中できるようにしていきましょう。
方法5. 先に予定をいれてしまう
どうしても動かせない予定が入っていると、その予定に間に合わせるために、目の前の作業をできるだけ早く終わらせようと頑張れるもの。
そのうえ、やらなくてはならない業務の優先順位や時間配分なども積極的に考えられるようになります。
「今日の夜は、〇〇さんとの食事の約束が入っているから、定時には必ず上がれるようにペース配分考えなきゃな。」
おすすめは、自分の気持ちがワクワクするような趣味や約束を入れること。
楽しい予定があると考えるだけで、いつも以上に集中力が増してあっという間に、目の前の業務を片付けられそうですね。
方法6. 時間を区切って勉強する
機械と違って、人間は、何時間も同じ作業を集中して続けることはできません。
ダラダラと時間をかけて仕事や勉強をするよりも、「30分だけ転職に必要な資格試験の勉強をする。」「スキルアップのための読書を15分だけする。」などと予め時間を区切ってしまいましょう。
時間制限があるだけで、同じ作業でもグッと集中しやすくなるのでおすすめですよ。
ポイントは、時間で区切った後は、必ず数分でもいいので休憩を入れる事。
「25分勉強して、5分休憩する。」
「50分読書して、10分休憩する。」
などと、自分が無理なく集中できる時間と休憩時間をセットにする事で、メリハリをつけて勉強が続けられますよ。
方法7. 机の周りに遊ぶものを置かない
目の前の作業に集中しているつもりでも、視界に余分なものがあると、つい目線を動かして集中力も途切れてしまいがち。
机の上や周辺が散らかっていると、その散らかりが気になって、気がつけば無駄な時間ばかりが過ぎてしまう可能性大。
仕事や勉強をするための机周りは、できる限りすっきりと整理整頓しておきましょう。
おすすめは、自分が今取り組んでいる業務に関連するものだけが視界に入るようにすること。
業務に関するものしか目に入らない状況であれば、よりスムーズに集中しやすくなりますよ。
方法8. スイッチとなる行動を決める
自分一人では、どうしても気持ちの切り替えが出来ないのであれば、行動と気持ちを切り替えるための「スイッチ」を作ってしまいましょう。
例えば、
「コーヒーを飲んだら、業務に1時間集中する。」
「この音楽をかけたら、転職に必要な資格試験の勉強をする。」
「ノートパソコン閉じたら、自由時間にする。」
などと、行動を起こすための動機付けをするのです。
おすすめは、「AをしたらBをする」というような単純なスイッチにすること。
複雑なスイッチにしてしまうと、そのスイッチを入れることすら面倒になってしまうので気をつけましょう。
日々の生活でメリハリをつけて、充実した毎日を送ろう！
日々の生活でメリハリをつけられるようになると、様々なメリットが得られるようになります。
このメリットは学生さんの毎日の勉強でも、忙しい社会人の働き方にも高い効果が期待できるメリットばかり。
また、自分なりのメリハリのつけ方ができるようになると、どんなに予定が詰まっていても、キャパオーバーにならず上手に予定をこなせるようになっていきます。
毎日をより有意義に過ごすためにも、ぜひ、メリハリをつけられるようにしてみましょう。
【参考記事】はこちら▽
