仕事でキャパオーバーしやすい人の特徴。キャパ超えを防ぐ対処法も解説！
キャパオーバーとは？どんな意味で使われるの？
日常の様々な場面で使われるキャパオーバー。
もともとは英語で容量や収容能力の意味を持つ「capacity（キャパシティ）」
超えるや上回るという意味を持つ「over（オーバー）」
を組み合わせて日本で作られた和製英語です。
許容範囲や処理能力が限界を超え、いっぱいいっぱいになる状態のこと。
主に忙しくて手に負えない時によく使われ、ものがいっぱいで溢れそうな時にも「キャパオーバー寸前」などと使われます。
仕事でキャパオーバーになる原因｜どんな理由があるの？
「仕事が片付かずキャパオーバーしそう！」
「やることが多すぎてキャパオーバー寸前」
自分の許容範囲を超えてしまうと、パニックになったり涙が流れたり…。
どうしようもなくなってしまいますよね。
そもそも、仕事でどうしてキャパオーバー状態になってしまうのでしょうか？
ここからは仕事でキャパオーバーになる原因をご紹介します。
自分に該当するものがないかどうか、チェックしてみてくださいね。
原因1. 単純に仕事量が多く忙しい
1人でこなせる仕事の量には、限りがあります。
その限度を超えて仕事を振られていると、当然キャパオーバーになります。
- 自分が1人で期限にこなせる量でない仕事を振られている
- 常に人手不足で一人当たりの仕事量が多い
などが、仕事量がとてもつなく多いあるあるな原因。
こんな状況だと、自分だけではどうにもできず、頭がパンクしてしまいますよね。
原因2. 仕事をこなすスピードが遅い
仕事量は同じ。それなのにキャパオーバー。
この場合は、単純に業務をこなすスピードが遅く、どんどん仕事が溜まってキャパオーバーになっているケースです。
- 他の作業がいくつもあるにも関わらず、一つの作業だけに頭が行ってしまう
- マイペースな性格で周りから「早くして」とよくせかされる
といった方は、作業スピードの遅さが原因かもしれません。
まずは自分が人よりも遅いことを自覚し、他の人に手伝ってもらったり仕事を減らしてもらうなど対処すると良いですね。
原因3. 仕事の全体像をイメージして、業務を進められない
何も計画をせずに仕事を始めてしまうと、時間をかけないでやるべきタスクに時間をかけすぎてしまうことも…。
そうなると、他の業務に手が回らなくなってしまいます。
例えば、優先順位を決めずにしてしまうことは、キャパオーバーになるあるあるな原因。
重要性が低い仕事に時間をかけて、結局やるべき仕事に費やす時間が少なくなり、いっぱいいっぱいになってしまう。
こうならないためにも、仕事の全体図を理解し、何から進めていけば良いのか考える必要がありますね。
原因4. 自分がこなす仕事のレベルが高すぎる
自分のその時のレベルが、受け取った仕事に見合っていないという場合があります。
- やったことのないプレゼンを作成し、大勢の前で発表するように言われた
- 入社して間がないのに、初めての仕事を1人で任せられた
例えばこのように経験が全くないことをやろうとする時。
人は自分の脳力に合ってない仕事をすると、そもそも何をやれば良いか分からずに時間だけが経ち、仕事が終わらないという結果に至ることがあります。
原因5. 仕事以外の悩み事が多い
普段の生活は仕事だけではありません。
家庭のことや恋愛、友人関係などプライベートな部分で悩みがあると、
そのことが気になって仕事に手が回らなくなってしまいます。
- 家族や友達、恋人などプライベートでの不安が常によぎり、仕事中に集中力が途切れてしまう
など、他のことが気になると、仕事が手につかなくなります。
そうやって処理できないほど仕事が溜まってしまい、キャパオーバーに陥ってしまうのです。
原因6. 体調不良で仕事に集中できてない
体の状態は仕事をする上で重要です。
思ったように仕事が進まずにキャパオーバーしてしまうのは、寝不足や風邪、熱などで体調が万全でないのが原因の場合も。
体調不良の時に仕事をしても、判断力は低下しているため、効率よく作業がこなせません。
そうやって結局どんどん仕事が溜まり、終わらないほどの作業になっていまうのです。
原因7. 職場の環境が合わない
仕事をする職場環境は、あなたのペースを乱すこともあります。
緊張感からミスが増えたり、不慣れでやり方がわからないなどスムーズにできないこともあるでしょう。
例えば、
- 上司が変わり、やり方が大きく変わった
- 転職したばかりで仕事に集中できずに他のことに気を遣ってしまう
など。
仕事に集中できる環境ではないため、本来の力が発揮できずにキャパオーバーになってしまうのです。
仕事でキャパオーバーになりやすい人の特徴｜性格や行動の共通点は？
「他の人と同じようにしているのに、どうして自分だけキャパオーバーになるんだろう？」
「キャパオーバーになりやすい人はどんな人だろう？」
同じように仕事をしていてもキャパオーバーになりやすい人がいます。
ここからは、キャパオーバーになるリスクが高い人の特徴をご紹介します。
特徴1. 責任感が強い
最後までやり遂げたいと考えている真面目なタイプは、一度引き受けた仕事は必ず最後までやり遂げようとします。
- 職場でたくさん仕事をもらえるのは自分が頼られているから、答えなければいけないと思っている
- 「あなたならできるよね」と言われると張り切ってしまう
など。
たとえ無理な量を押し付けられても
「自分に与えられた仕事はこなさなければ！」
という使命感を持っているため、自分を追い込んで仕事が終わらない状態になってしまうのです。
特徴2. 断れなくて何でも引き受けてしまう
「NO」を言えない人は、キャパオーバーになる典型的な例。
どんどん仕事を任されて、やるべきことが溜まってしまうのです。
例えば「今日予定あるからこれもお願い」と先輩や同僚に頼まれてしまい、はっきり断れなず、おどおどしているうちに仕事を押し付けられてしまうなど。
そうやって、他の誰かの仕事も引き受けてしまうため、仕事量が多くなり、キャパオーバーになります。
特徴3. 人に任せるのが苦手で、1人でこなそうとする
悩みを打ち明けたり相談をしたり自分の弱みを見せることが苦手。
「1人でやった方が早い」と思っているタイプ。
こんな人は、タスク量が多くても、仕事も自分の中で完結しようとしてしまいます。
- みんな忙しそうだし頼るのは申し訳ない
- 人にばかり頼ると思われたくない
このように人に任せることをいけないことのように思っていることも。
結局、自分1人でタスクを抱え込んでストレスとなり、いっぱいいっぱいな状況になってしまいます。
特徴4. 完璧主義で妥協ができない
完璧主義者は、どんなことでも100%でないと気が済まないというのが特徴的。
例えば、
- 資料の印刷がまっすぐ出ないのが気になってやり直す
- 他の人から受け継いだ仕事でも、前の人の些細なミスも目に留まり直す
などなど。
どんな些細なことでも妥協できずにやってしまうため、仕事が溜まり一方に。
同時にストレスも気づかないうちに溜めて、精神的にいっぱいいっぱいになってしまうのです。
特徴5. 優柔不断で、何から手をつければいいのかわからない
キャパオーバーの症状が出やすい人は、どの仕事から先に進めれば効率よく進められるかがわかっていないことも。
「何から始めたら良いんだろう…。」
なんてやるべき仕事を決められずに悩んでる間にも、どんどん時間が過ぎていく一方。
そうやっているうちに、新しい仕事が増えていって…。
優柔不断な性格もキャパオーバーになる原因の一つですので、早めにやるべき作業を決める工夫をした方が良いですね。
特徴6. スケジュール管理が苦手
スケジュール管理が苦手な人は、なんとなくで仕事をしてしまったり、頼まれた順にやってしまう特徴があります。
後回しにしていいものを先にやったり、緊急度が高いものを後回しにしたり…。
自分の匙加減で仕事をしてしまった結果、効率が悪くなって仕事が溜まる一方。
例えば、
早く終わる仕事を優先して苦手な仕事は「後でやろう」と後回しにし、嫌な仕事ばかりが残り、後々に追い込まれることに。
納期が迫っているのにキャパオーバー状態になってしまい、焦りだしたりと精神的に不安定になりやすくなります。
特徴7. 環境が変わると自分のペースで仕事できなくなる
周りの刺激に敏感なタイプは、環境の変化に影響されやすいのが特徴。
例えば、会社の部署が変更になって、初めてのデスクや人に緊張して極度なストレスを感じるなど。
実際にやっている仕事が変わっていなくても、環境が変わることでパニックに陥ります。
そうして自分の仕事のペースを乱され、思い通りに作業をできなくなった結果、限界を迎えてしまうのです。
特徴8. 知識や経験があまりない
仕事を始めてまだ日が浅い場合。
当然、知識や経験がないとどのように進めていけば良いか分からないですよね。
- 入社したばかりで仕事を覚えるのがやっと
- 携わったことがないような、専門的な仕事を頼まれる
このような状況だと、必然と物事を調べながらタスクをこなさないといけません。
作業を進める以外の所で時間を取られてしまい、仕事が溜まって頭がいっぱいに…。
特徴9. わからないことを上司に聞けない
「伝え方がわからないし、そもそもこんなことを聞いたら怒られないかな？」
と不安になるような、気が弱かったり顔色を伺ったりするタイプ。
結果的に、自己流で仕事を進めるしかないものの、能力がないため上手く進められません。
特徴10. マルチタスクが苦手である
仕事内容はそれぞれ。
1つの仕事だけを集中してするのではなく、同時に複数のことこなす仕事もたくさんあります。
同時進行が苦手な人は1つのことしか考えられず、他にも仕事があると今ある仕事が手につかなくなることも。
- 顧客を何人も抱えているが、どれも中途半端な対応になる
- 「あれやって。それとこれも」と言われると焦ってしまう
このように、同時にたくさんのことを頼まれるのが苦手な人は、キャパオーバーになりやすいのです。
仕事でキャパオーバーにならないコツ｜どんなことを意識すべき？
「どんなことをしてもキャパオーバーになってしまう」
「キャパオーバーにならない方法ないかな？」
キャパオーバーになりやすい人の特徴を見てきて自分に該当した場合は、どうすればいいか悩みますよね。
しかし、コツを掴めば、予防して乗り越えることができます。
ここからは、仕事でキャパオーバーにならないようにするコツをお教えします。
「もう辛い涙は流したくない！」と思っている人は、今から紹介する8つのコツを実践してみてくださいね。
コツ1. 優先順位を決めてから、業務に取り掛かる
計画的に仕事をしないと、時間をかけなくていい仕事に時間を取って、結果的にキャパオーバー状態に。
そのため、
- 今任されている仕事を洗い出して優先順位をつける
- 緊急度や重要度の高いものから始める
この2つを意識して業務に取りかかるといいでしょう。
仕事が増えた時は、今やっている仕事とどちらを優先するべきなのかを考えるといいですね。
大切なのは、自分で仕事の順番をしっかり決めておくこと。
効率よく仕事を進められ、キャパオーバーになるのを予防できますよ。
コツ2. 仕事を一つ一つこなすようにする
たくさんの仕事のことを考えると、頭の中が混乱して集中力も切れてしまいます。
そもそも、マルチタスクがキャパオーバーになることも。
このマルチタスクを防ぐために、仕事を一旦整理し、一つの仕事に集中するようにしましょう。
- まずは仕事の内容を書き出して可視化する
- 複数の仕事を同時にこなさないようにする
この2点を押さえること。
一つ一つのタスクに頭をフルで使えるようになり、混乱せずにキャパ超え状態を防げますよ。
コツ3. 断るようにする
自分1人ができる範囲は決まっています。
それ以上の仕事を任されても、手に負えずキャパオーバーになるだけです。
自分の限界を超えるものは、「できない」とはっきり断りましょう。
実際、あなたが作業をこなさなくても、上手く仕事は回ることがあります。
自分がいっぱいいっぱいになりやすいことを自覚しているなら、なるべく自分がやるべきことだけに集中しこなしていきましょう。
コツ4. 人に任せるようにする
「このままではキャパを超えるかも…。」
と判断したら、誰かに仕事を任せましょう。
必ずしも
「一人で何でもこなせる人＝仕事ができる人」
ではありません。
人の使い方がうまく、全体感を見られる人も仕事のできる人です。
実際、何でも自分でやってキャパオーバーになっているよりも、自分のできない作業を人に頼んで仕事を回している方が、評価されやすいですよ。
コツ5. 息詰まったら、誰かに相談する
一人で抱え込むと、気持ちに余裕がなくなり、仕事も溜まる一方。
そうならないためにも、気持ちを少しでも楽にすることが大切です。
例えば
- 仕事の話がわかる職場の人に相談する
- 気持ちをわかってもらえる家族や友達、恋人に愚痴を聞いてもらう
など良いですね。
もちろん話の内容によって相談する相手を変えてもOKです！
たとえ解決できなくても、話を聞いてもらうだけで頭がスッキリして、仕事に注力できるようになったりしますよ。
辛い状況を乗り越えるためにも、誰でも良いので相談することを検討してみて。
コツ6. 80%くらいの完成度でも良いことを知る
最初から100%の出来を求めてしまうと、かなりの時間を要します。
完璧主義もキャパオーバーになる要因なのです。
実際、少し手を抜いても、そこまで仕事に支障は出ないことがほとんど。
- 80%程度できれば一旦OKとする
- 納得できてなくても、上司に確認してもらってOKが出れば良い
このような考えで取り組むと、今よりも仕事がスムーズに進められるようになりますよ。
コツ7. ストレス発散する時間を設ける
毎日仕事と家の往復になると、仕事のことだけしか考えないようになり、疲れ過ぎてキャパオーバーしてしまいます。
一度仕事から離れて、ストレス解消できるものを見つけるのも一つの手。
- 休暇を取って気分転換に出かける
- 仕事終わりに運動をしたり、カラオケ、銭湯やスパなどリフレッシュできるものを見つける
たったこれだけでも、仕事のことを忘れて、気持ちがリフレッシュ。
仕事する時にも、頭のモヤモヤが消えて状態で取り組めるため、より頭の回転が早くなります。
キャパオーバーを防いで仕事をサクサク進められるようになるので、実践して損はないですよ。
コツ8. 異動や転職をして、環境を変える
人手不足の場合。上司が仕事を振るのが下手な場合。
このように環境がキャパオーバーを生んでいる場合は、あなたがどれだけ頑張っても意味がありません。
ただ、言い換えると、その悪い環境から抜け出せればキャパオーバーの症状は出ないということ。
- 転職する
- 部署を変えてもらう
大きな決断になりますが、この2つのどちらかが環境を変えてキャパ超えを切り抜けるポイント。
自分が働きやすいところに行くのは、自分が良い人生を送るために必要なことです。
改善策が見当たらない人は、思い切って環境を変えてみることも選択肢の一つとして覚えておきましょう。
キャパオーバーを防いで、ストレスなく仕事を進めましょう！
キャパオーバーになりやすい人は自分の性格や様々な原因で自分を追い込んでしまいます。
他の人はうまくやっているのに自分だけできないというのは悔しく、辛いですよね。
しかしそれは解決策を知らないだけ。
その要因を突き止めて改善することでキャパオーバーを予防でき、今後涙を流すこともありません。
今回の記事を参考に対処法をしっかりチェックして、ストレスやキャパオーバーから乗り越える力を身につけましょう。
【参考記事】はこちら▽
