社内の情報共有におすすめのアプリ10選。仕事で役立つ人気シェアアプリを解説！
情報共有アプリとは｜そもそも仕事でどう役立つの？
チームを組んで仕事を行う時、情報共有は大切です。クライアントからの要望・最新状況などが都度チーム全体に伝わるようにしなければ、トラブルや混乱を招いてしまいます。
情報共有アプリとは、業務に関する情報を迅速かつ効率よく共有・伝達できるアプリのこと。例えば、チャットツールや社内SNS、ファイル共有アプリなどが該当します。
情報共有アプリを使えばリアルタイムに連絡や資料の確認ができ、チームの適切な連携を後押ししてくれますよ。
情報共有アプリの選び方｜ダウンロード前に確認すべき点とは
情報共有アプリには人気の高いものだけでも色んな種類がありますので、どれを選んでいいかわからないという方も多いのではないでしょうか。
ここでは、情報共有アプリの選び方を解説していきます。
どこに注目して選ぶと満足のいくアプリをダウンロードできるのかチェックしてみてくださいね。
情報共有アプリの選び方1. 料金形態｜お得に利用できるプランか
特にビジネスに便利な機能に特化したアプリについては、課金が必要になることも少なくありません。
情報共有アプリは無料で使えるアプリも多いですが、より大容量のファイルをより大人数で共有する場合には課金が必要になるアプリや、無料トライアル経過後は有料になるアプリもあります。
こうした基準は公式サイト等にしっかり掲載されていることが多いです。どのくらいまで無料で使えるのかも含め、料金形態にも目を通した上で選ぶと安心ですよ。
情報共有アプリの選び方2. 用途に合うアプリを選ぶ
情報共有アプリと一口に言っても色々な用途があります。ライバル社が使っていて評判が良いからとか、人気が高いからといって導入しても、用途に合っていなければ意味がありません。
「ファイルなどを共有したいのか？」「それとも仕事のやり取りのログを共有したり、保存したりしたいのか？」など、実際の使い方に応じて最適なアプリを選ぶことをおすすめします。
料金プランや利用できる容量や機能も含めて用途に合ったアプリを選べば、必要以上のコストがかかることもなく、最大限に便利機能を活かせますよ。
情報共有アプリの選び方3. 使用可能な人数を確認して選ぶ
プロジェクトには多くの人数が関わるのが普通です。情報共有アプリを入れる前に「一度にどれくらいの人数まで使えるのか」を把握しておかないと、重要な役割を担う人がアプリを使えなくなるなど、トラブルになってしまいかねません。
小規模ならまだしも、広範囲に及ぶ大規模なプロジェクトの場合は必ずしも無料の範囲でおさまるとは限りません。場合によっては複数のチャンネルやルームを設けないといけなくなりますし、課金額も増える可能性があります。
会社・部署・プロジェクトの人数に合わせて最適なアプリを選ぶのがおすすめです。
情報共有アプリの選び方4. スマホでも使えるかチェックして選ぶ
ビジネスツールは基本的にはPCで使うケースが多いはず。しかし、PCのみでしか使えないアプリの場合、移動中や出先で確認することが難しくなります。
情報共有アプリを選ぶ際は、出先でもファイルが扱えるかは非常に重要です。ファイルの編集はできずとも、最低限閲覧くらいはできたほうが良いでしょう。
スマホ版アプリのあるもの、あるいはスマホのブラウザでもファイルが確認できるものを選んでみましょう。
【社内SNS】社内の情報共有におすすめなアプリ7選
ここからは、社内の情報共有に役立つおすすめのアプリをご紹介します。
社内におけるやり取りのログを残したり、進捗状況や資料の更新など最新の情報を共有をしたりするのに便利な、人気のあるアプリばかり。
ぜひ参考にして、最適な社内SNSアプリを選んでみてくださいね。
社内SNSアプリのおすすめ1. Slack
- チャンネル機能によってチーム別・プロジェクト別のやり取りの場の切り分け、スレッド機能によって個別・全体宛てのメッセージの切り替えなどが容易にできる
- 利用人数に制限がなく、無料でも音声通話・ビデオ通話が可能
- メッセージを頻繁にやり取りする場合や共有ファイルが多い場合は有料プランにアップグレードすることで制限を解除できる
規模の大きなプロジェクトには外注スタッフや取引先の担当者など社外の人間が多く関わることも多いはず。そうした時にメールのみでやり取りしていると共有範囲に制限が出ますし、やり取りも煩雑になります。
こうした悩みを解決してくれるのが「Slack（スラック）」です。
Slackは、外注など外部パートナーとの関係性をより便利に強化できる社内SNSアプリ。外部パートナーを自分の「チャンネル」に招待することで、共有相手を簡単に増やすことができます。チャンネルはプロジェクト別・チーム別に作ることが可能です。
「外部パートナーを積極的に増やしたい。」「チームやプロジェクト別の情報共有や連絡などのやり取りをもっと簡単に行いたい。」という人におすすめです。
公式サイトで見る商品ステータス
- 料金：無料（スマホアプリでのプラン変更は不可）
- 最大使用人数：制限なし
- スマホでの使用：◯
社内SNSアプリのおすすめ2. ChatWork
- デザインがシンプルで操作がわかりやすい
- デスクトップアプリでは一度に複数のアカウントにログイン可能で管理がしやすく、音声通話・ビデオ通話も可能
- ブラウザ版・デスクトップアプリ版・スマホアプリ版など使用環境のバリエーションが充実していてどこでも使える
ビジネス上のやり取りには色々な機能があると理想ではありますが、あまり機能が多すぎてもややこしくてわけがわからないので、新しいアプリの導入に消極的な方もいるでしょう。
そうした場合には「Chatwork（チャットワーク）」の導入をおすすめします。
Chatworkは国産のチャットツールで、非常にシンプルな画面設計で操作性が高い点が特徴です。全体の資料やスプレッドシートなどは「概要」にまとめることが可能ですし、やり取りの相手の切り替えもワンクリックで可能。
ファイルの送受信のみならず、音声通話・ビデオ通話もできます。
チャット感覚で気軽に情報共有が行いたい方におすすめです。
公式サイトで見る商品ステータス
- 料金：無料（スマホアプリでのプラン変更は不可）
- 最大使用人数：制限なし（無料版はグループチャットは累計14まで・通話は1対1に限られるなど制限あり）
- スマホでの使用：◯
社内SNSアプリのおすすめ3. LINE WORKS
- PCやスマホで、LINEと同じ感覚でビジネスチャットができる
- 無料版では登録可能人数・通話人数やファイルストレージに制限があるが、有料プランに変更すれば制限が段階的に解除される
- 有料プランなら最大200人の同時通話や画面共有機能が使える
仕事でもLINEを使っている方は多いでしょう。しかしビジネス利用を想定していない通常のグループLINEでは不便を感じている方も多いはずです。
「LINE WORKS（ラインワークス）」はビジネス用のLINEで、あらゆる形式のファイルに対応した「フォルダ」機能や、情報共有用の「ノート」、チーム全体のスケジュール管理に使える「予定」といった、ビジネスに特化した便利機能が多く搭載されています。
もちろん通常のLINEと同じように音声通話・ビデオ通話も使えますし、画面共有機能もあるので、複数人のオンライン打ち合わせにも向いています。
通常のLINEと同じようなUIでビジネスのやりとりもしたい方におすすめのアプリです。
公式サイトで見る商品ステータス
- 料金：無料（スマホアプリでのプラン変更は不可）
- 最大使用人数：無料版は100人までの制限あり
- スマホでの使用：◯
【参考記事】はこちら▽
社内SNSアプリのおすすめ4. Talknote
- タイムライン機能を使ってグループ全体の流れを把握できる
- プロフィール作成機能で社外の相手もよく知ることができ、ステータス表示やコメント機能、いいね！ボタンでより深いコミュニケーションができる
- 有料プランをアップグレードすることで利用人数や投稿が無制限になり、より多くの機能が使える
ビジネスの場は合理性を求めるあまり堅い雰囲気になりがち。しかし「せっかく一緒にビジネスをやるのなら、楽しくコミュニケーションを取りたい！」と思っている方もいるでしょう。
「Talknote」は社外の人とも気軽にコミュニケーションが取れる社内SNSアプリです。
UI的にはTwitterとチャットツールを組み合わせたような形で、「タイムライン機能」で全体の状況を追いながら個別のやり取りも可能です。
SNSのようにプロフィール作成機能や「いいね！」ボタンがあったり、既読機能・スタンプ機能もあるので、より相手の状況を把握でき、感情を明確にしながらコミュニケーションを積極的に取れますよ。
相手をよりよく知り、コミュニケーションを活性化させたい方におすすめです。
公式サイトで見る商品ステータス
- 料金：ライトプラン：月額430円 レギュラープラン：月額880円 プラスプラン：月額1,780円
- 最大使用人数：ライトプランは20人まで
- スマホでの使用：◯
社内SNSアプリのおすすめ5. ChatLuck
- 自社サーバーへの導入型なのでセキュリティ対策は万全！
- ダウンロード履歴やファイルの送受信履歴をしっかり監査できる
- タスク一括管理機能や招待機能、写真や動画の共有機能などビジネスチャットとしての機能も充実している
ビジネスシーンで情報共有を行う際、便利な社内SNSアプリを使いたいものの、業界によってはよりセキュリティ的にシビアで導入に躊躇しているという声も多いでしょう。
「ChatLuck」は特にビジネス用途に特化したチャットツールであり、最大の特徴は「自社にChatLuckサーバーを導入する」という点です。
ユーザーや組織の一元管理。そして利用状況管理や権限管理、メッセージやダウンロードの監査ログなどレベルの高い運用管理機能を搭載。
内部統制をしっかり行えますので、セキュリティ対策は万全です。
組織内部の引き締めをしっかり保ちつつ、セキュリティ上安全な社内SNSアプリを導入したい場合におすすめです。
公式サイトで見る商品ステータス
- 料金：クラウド版：月額300円 パッケージ版：ユーザーライセンス360,000円（100ユーザー～）／ルームライセンス（10ルーム）150,000円
- 最大使用人数：ユーザー人数ごとに契約が必要（クラウド版は最低5ユーザーから・パッケージ版は最低100ユーザーから）
- スマホでの使用：◯
【参考記事】はこちら▽
社内SNSアプリのおすすめ6. SMART Message
- 徹底したセキュリティ対策で情報漏洩を防げる
- 部署単位で細かいセキュリティーポリシーの違いがある場合でも柔軟に設定変更が可能
- ログ監視機能が充実しており誤操作やデータの改ざんなどの対策も万全
金融機関をはじめお客様の大切な機密情報を扱う企業では、セキュリティ上の問題で社内SNSアプリを導入しづらいもの。セキュリティの高いツールは知っているが、「もっと柔軟に制限を掛けられるといいのに。」と思いませんか。
「SMART Message」は高セキュリティなビジネスチャットで、パスコードロックやファイル送信制限、部署単位でIPアクセス制限を設ける機能などが特徴です。
会社のセキュリティポリシーに従ってセキュリティレベルを細かく設定可能なので、機密性の高い情報を扱う会社でも安心して導入できます。
より柔軟かつ自由にセキュリティ対策を行いたい場合におすすめです。組織運営の痒い所に手が届く最適なビジネスツールと言えるでしょう。
公式サイトで見る商品ステータス
- 料金：月額300円
- 最大使用人数：制限なし（ユーザーごとに契約が必要）
- スマホでの使用：◯
社内SNSアプリのおすすめ7. Workplace by Facebook
- Facebookとよく似ているので、普段からFacebookに使い慣れている人ならとても使いやすい
- ライブ動画配信機能や通話機能もあり、オンラインでのリアルタイムなやり取りも効率よく行える
- アクセスコードを発行することで社内メールアドレスの発行されていない出向社員でもアクセスが可能
仕事でFacebookを利用している社会人は多いでしょう。そのため、Facebookと同じような画面でビジネス上の情報共有やファイル共有ができたらいいのにと感じる人もいるかと思います。
「 Workplace（ワークプレイス）」は、Facebook社が提供しているビジネスツールなので、Facebookとよく似たUIで情報共有が行えます。
「タイムラインへの投稿」・「チャット機能」・「いいね！ボタン」や「コメント機能」・「シェア機能」はほぼ本家Facebookと同じ仕様になっています。
ユーザー5,000人以上で割引が適用されますので、会社規模が大きければ大きいほどおすすめです。
公式サイトで見る商品ステータス
- 料金：エッセンシャルプランは無料 その他機能に応じて有料プランあり
- 最大使用人数：制限なし
- スマホでの使用：◯
【参考記事】はこちら▽
【ファイル共有】社内の情報共有におすすめなアプリ3選
仕事には、社内SNSアプリと連携して使えるような「ファイル共有アプリ」も欲しいですよね。
ここからは、社内でファイル共有をするのに便利なおすすめアプリをご紹介します。
コミュニケーションに便利な機能より、ファイル共有に特化した便利なアプリを紹介しますので、社内SNSアプリと併用を検討してみてください。
ファイル共有アプリのおすすめ1. Dropbox Business
- 5TBというクラウドストレージとしては必要十分な大容量を使える
- ビジネス向けプランなのでチーム管理コンソールへのアクセスが可能で、上位プランならセキュリティに特化した機能も使える
- 電話サポートやチャットサポートなどサポートも充実
普段からDropboxを利用しているものの、仕事によく利用していると、もっとビジネス用途として便利な機能が欲しくなってきませんか。
「Dropbox Business（ドロップボックスビジネス）」は、Dropboxの個人向けプランの上位に位置するため有料プラン限定。
5TBという大容量のストレージと、企業管理コンソールへのアクセス、電話サポートなど充実の機能を利用できます。
更にAdvancedプランを選択すれば、シングルサインオンとの統合やファイルイベントを追跡できる監査ログ機能、管理者役割の階層化など、セキュリティに特化した機能も使えます。
ビジネスで扱う大量のファイルをより安全に共有したい場合におすすめです。
公式サイトで見る商品ステータス
- 料金：Standardプラン：月額1,250円／Advancedプラン：月額2,000円（年間払いの場合）
- 最大使用人数：制限なし（1ユーザーごとに契約が必要）
- スマホでの使用：◯
ファイル共有アプリのおすすめ2. Qiita:Team
- 文書作成と共有もわかりやすいインターフェースで簡単に行える
- Slackやタスク管理ツールのTrelloなど他のアプリとの連携機能があり、より生産性の高い仕組みを構築できる
ファイル共有サービスを使う際、「複雑にファイルが入り組んでいると使いにくい！」と不満に感じる方もいるでしょう。
「Qiita:Team」なら、よくファイル共有サービスにありがちなフォルダ階層という仕組みがそもそもなく、ベタ張りしたファイルが最新のものから順番に並んでいくというシンプルな作りになっています。
文書などのファイルをとにかくシンプルに共有したい場合には特におすすめできるアプリです。
公式サイトで見る商品ステータス
- 料金：月額1,520円～15,300円
- 最大使用人数：プランに応じて制限あり（3人～17人以上）
- スマホでの使用：×
ファイル共有アプリのおすすめ3. AOSBOX Business
- 3つのストレージを使い分ける高度なバックアップができるので安心して使える
- 共有するにはURLを貼って送るだけでいいのでファイル共有がより効率よく行える
- アクセス権限や暗号化など細かくセキュリティ対策が可能
「ファイル共有も迅速に行いたいけれど、社内データのより確実な質の高いバックアップも行いたい。」
そうした需要に最適なのが「AOSBOX Business（エーオーエスボックスビジネス）」。デスクトップPC・ノートPC・Windowsサーバなどあらゆるデバイスのデータをクラウド上にバックアップできます。
オンザフライ暗号・複合の仕組みによりどんな端末からでも安全にアクセスでき、セキュリティ対策も万全。管理画面も扱いやすく、ファイルを復元せずとも内容が確認できるプレビュー機能も便利。
共有も使いたいけれどバックアップにも確実性が欲しいという場合におすすめです。
公式サイトで見る商品ステータス
- 料金：月額1,666円～12,500円
- 最大使用人数：プランにより変わる（10名～100名まで）
- スマホでの使用：◯
情報共有アプリを活用して、仕事をもっと円滑に！
今回は、社内での情報共有に特化したおすすめのアプリを
- コミュニケーションに特化した社内SNS
- ファイル管理に特化したファイル共有アプリ
に分けて紹介しました。
日々のビジネス上の連絡やファイルのやり取りをより効率的に、便利に行えるアプリはこんなにもたくさんリリースされています。
ぜひ仕事で活躍しそうな情報共有アプリを選んでみてくださいね。
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