仕事をこなす意味とは？毎日の業務を上手に終わらせる“12の方法”
仕事をこなすとは？どんな意味で使われるの？
「仕事をこなす」とは、自分に与えられた業務を効率よく行う事を意味します。
「こなす」を漢字で書くと「熟す」となりますが、この漢字を「じゅくす」と呼んでしまうと、別の意味になるので気をつけましょう。
「〇〇さん、どんなに面倒な書類でも、ちゃっちゃと仕事こなすからすごいよね。」
「この仕事、そんなに難しくないから、ぱぱっとこなせるよね？」
などと言われた場合は、「要領よく手早く仕事を処理する」という意味合いが込められているのです。
ネガティブに捉えられる事もあるので使い方には注意！
ポジティブな意味合いで使われる事の多い「仕事をこなす」ですが、使い方によっては、ネガティブな意味合いに取られる場合があります。
「〇〇さんって、いつもあっという間に仕事こなすんだけどさ、ほんとそれだけなんだよ。やっつけ仕事って感じがすごいするんだよね。」
「ほんと、〇〇さんって仕事こなすのだけは上手だよねぇ。」
など、この場合の「仕事をこなす」には、「効率よく処理する」というより、「無難に最低限の仕事だけやる」という意味合いになります。
仕事を上手にこなす12の方法｜業務を早く終わらせるコツとは？
「やらなきゃいけないの分かってるんだけど、どうしてもダラけちゃうんだよね。」
「どうやったら、上手に仕事をこなせるようになるの？」
仕事を上手にこなすようになりたいと思っていても、ついつい手が止まってしまうもの。
では、一体どうしたら、仕事を上手にこなせるようになるのでしょうか？
ここからは、上手に仕事をこなす12の方法や早く仕事を終わらせるコツなどを、一つずつチェックしていきましょう。
- 優先順位をつけて仕事をする
- 『やらないこと』を決める
- 『報連相』を徹底する
- 方作業の効率化を目指す
- 『やるべきこと』を書き出す
- フォーマットを使用する
- 業務を自動化する
- デスク周りを整理整頓する
- 休憩を入れる
- 業務を進める
- 後で返信する
- 単純作業は"夜"に行う
方法1. 優先順位をつけて仕事をする
目の前に、いろんな仕事が山積みになっていると、それだけでやる気がなくなってしまうもの。
サクサクっと仕事をこなすためには、目の前の仕事全てに優先順位をつけましょう。
- 緊急度が「高く」、重要度も「高い」仕事
- 緊急度が「高く」、重要度は「低い」仕事
- 緊急度は「低く」、重要度は「高い」仕事
- 緊急度も「低く」、重要度も「低い」仕事
この4つに仕事を分類すると、今の自分が早急に処理しなくてはならない仕事が可視化されるので、スムーズに仕事をこなす事が可能になりますよ。
方法2. 『やらないこと』を決める
目の前に仕事が山積みになっていると、それだけで、全て自分で処理しなくてはならないと、思い込んでしまいがち。
しかし、仕事の内容や量によっては、全ての仕事を自分一人で抱え込んでしまうのは、難しい場合もあります。
そんな時は、あえて『今やらない仕事』を決めましょう。そして、そのやらない仕事は誰かに任せられれば、さらに良し。
もし、誰かに任せられなくても後回しにするだけで、今自分が本当にやるべき仕事に集中できるようになりますよ。
方法3. 『報連相』を徹底する
同僚や先輩後輩、上司など、誰かと一緒に仕事をする時、スムーズに連携が取れていないと、業務が滞る事がよくあります。
まずは、「報告・連絡・相談」、いわゆる「報連相」を徹底しましょう。
業務を進める上で何かあったら即報告し、進捗状況をこまめに連絡、トラブルが発生したらすぐ相談。
この3つを欠かさず行うだけで、チーム全体の意思疎通がスムーズになるだけでなく、個々の作業スピードと正確性も自然と向上していきますよ。
方法4. ショートカットキーを覚えて、作業の効率化を目指す
細々とした時間のかかる作業は、その作業を短縮できる方法を取り入れるだけで、大幅に作業時間を短くする事が可能です。
特に、PC作業の場合、ショートカットキーを積極的に使う事で、自力で1時間はかかっていた作業が、30分程度で完了する場合もあります。
また、ショートカットキーで時間短縮できれば、完了した業務のダブルチェックをしたり、他の仕事に取り掛かったりと、自然と作業全体の効率化と時間短縮が図れますよ。
方法5. タスク管理表に『やるべきこと』を書き出す
何をすれば良いのか分からなかったり、与えられた仕事を都度処理するスタンスだったりすると、頭の中が整理されていない状態になりがち。
そんな状態だと、タスク漏れや緊急でない仕事から始めてスケジュールに遅れが出てしまう可能性があります。
そんな時には仕事を可視化できる、「タスク管理表」を使ってみて。
紙に、やるべき仕事を全て箇条書きして、優先順位の番号をつけてみるのも良いでしょう。
また、最近はタスク管理用のアプリもたくさんあるので、それらをいくつか試してみて、自分が一番仕事をやりやすいアプリを見つけてみるのもおすすめですよ。
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方法6. 繰り返しの業務には、フォーマットを使用する
同じ仕事を長く続けていけばいくほど、毎日毎週毎月繰り返し行う業務が増えていくもの。
必ず繰り返される業務には、使い回し可能なフォーマットを用意してしまいましょう。
例えば、毎日の日報、営業成績の報告、毎月の収支報告などを、毎回一から作るのは時間の無駄。
エクセルやワード、スプレッドシートなどを使って、基本のフォーマットを作っておく事で、繰り返し業務をすぐに完了させられますよ。
方法7. アプリやクラウドサービスを使って、業務を自動化する
手作業が必ずしも良いとは限りません。
例えば、webデータの収集や、顧客情報の整理、社内で何度も聞かれる質問事項の整理など、毎回、手作業で行なっていては時間ばかりかかってしまいます。
そんな時は、思い切ってアプリやクラウドサービスを導入してみましょう。
特定の作業に特化したアプリやクラウドサービスであれば、圧倒的に作業時間を短縮できるだけでなく、より正確に処理できるようになります。まさに一石二鳥なので、ぜひ試してみてくださいね。
方法8. デスク周りを整理整頓する
じっと座って、デスクワークをしていると、目の前のPCや書類ではなく、ついつい、目線があちこちに動いてしまいがち。
そんな時に、今取り掛かっている業務とは全く関係ないものが目に入ってしまうと、集中力も途切れてしまいます。
また、必要な資料探しにも時間がかかったり、「休憩」と称して業務には関係ない事に手を出しすぎたりしてしまう可能性も。
まずは、業務に取り掛かる前にデスク周りを整理整頓し、終わった後は、散らかったデスクを片付けて綺麗にする癖をつけていきましょう。
方法9. 時間で区切って休憩を入れる
どんな仕事であっても、全く休憩を取らずに何時間も取り組むのは、集中力が途切れて、かえって効率が悪くなってしまいます。
「仕事溜まってる休憩取る時間すら惜しい！」なんて時でも、意識してこまめに休憩を入れるのがおすすめ。
集中できない状態で無理矢理仕事を続けても、作業スピードが大幅に落ちて、時間ばかりがかかってしまうだけなのです。
休憩をとるなら、キリのいいところではなく、時間で区切るのがおすすめ。
- 25分集中したら、5分小さな休憩を入れる。
- 45分集中したら、10分休憩を入れる。
など、自分の集中力が続く時間を見つけて、上手に休憩を挟みましょう。
方法10. 時間と日にちを決めて業務を進める
目の前にやらなくてはならない仕事が溜まっている時、それらをいつまでに完了させなければいけないのか分からないと、どうしても後回しにしてしまいがち。
やるべきタスクの一覧を作る時に、大まかでも良いので、各タスクを「いつまでに完了させるか？所要時間はどれくらいか？」も一緒に書き出すことが大切。
タスク毎に期日や所要時間が可視化されると、全体の作業時間内での仕事の割り振りもしやすいですよ。
方法11. 緊急度が高いメール以外は、後で返信する
電話のように言った言わないの認識ミスが起こらないメールは、仕事をする上で欠かせない連絡ツールです。
とはいえ、メールが来る度に、作業の手を止めて内容確認したり返信したりしていては、大切な作業への集中力も途切れてしまいます。
「来たメールには、なるべく早く反応する」という考え方も悪くはありませんが、自分の作業効率を考えて、緊急度が高いメール以外は後で返信するようにするのがおすすめです。
メールチェックやメールの返信は、「昼休み後の最初30分で行う」「仕事が終わる30分前に行う」など、自分なりのルールを決めてしまいましょう。
方法12. 頭を使う仕事は"朝"、単純作業は"夜"に行う
一般的に、朝は夜よりも6倍の生産性があるといわれています。
1日の仕事の配分を自分である程度コントロールできるのであれば、ぜひ、難易度高めの仕事を午前中で終わらせるようにしてみましょう。
- 集中力が続きやすい午前中に集中しなくては片付けられない仕事を処理
- 集中力が続きにくい夕方や夜に単純作業の仕事を処理する
この振り分けにすることで、効率よく仕事を進められるようになりますよ。
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